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                            穿越大洋的信息一体化管理
                            发布时间:[ 2016-09-29 ]

                                   作为专门做工程类采购项目的外贸公司,库房和存货众多难以管理。由于国内和海外各有一家公司,企业内部审批易受时间地点限制,货运跟踪困难。企业管理者将如何寻找最佳的信息化管理方式,让企业实现精细化管理呢?
                                   作为中启天恒(北京)国际贸易有限公司(以下简称中启天恒)掌门人,总经理龚总每天都在想如何更好地管理公司资源,让分布在国内外的两家公司高效创造出更大价值。
                                   但同时作为专门做工程类采购项目的外贸公司,库房和存货众多难以管理。由于国内和海外各有一家公司,企业内部审批易受时间地点限制,货运跟踪困难。更重要的是,在大数据时代,销售分析时间长,人工成本大,更让企业苦恼不已。
                                   这些时刻存在的棘手问题一直困扰着龚总,他也在不断寻求一种最佳的方式让企业实现精细化管理。如今,这种局面由于畅捷通T+云时代企业运营平台的上线运行,让中启天恒有了“质”的飞跃。
                                   自今年4月中启天恒购买安装畅捷通T+11.32产品以来,仅运行3个月,采购比价功能就为公司节省了大量比价时间。接订单之前,订单的毛利情况就能预估,接单率响应时间提升了10%。从今年7月起,中启天恒将软件升级到T+11.5版本,次月不仅库存资金占用比去年同期下降30%,发货准确率提高99%,而且业务员销售、回款以及提成计算时间从原来的1星期缩短到2天。现在,中启天恒已经决定使用T+移动端应用,让办公随处可见。
                             
                            “逼”出来的一体化管理
                             
                                   上线畅捷通T+云时代企业运营平台,可以说是被“逼”出来的。
                            中启天恒主营的业务是为大洋洲客户提供除水泥钢筋之外所有与建筑相关的物资,但同时所有物资都必须在中国境内进行采购。可以说,采购的物资种类成千上万种,科目繁杂。
                                   从目前市场规模来看,除国企外,中启天恒在外贸行业中的出口类公司里算是国内站在第一梯队中规模最大的。由于工程物资对外贸易行业的特殊性,不断壮大的中启天恒面临众多管理问题。
                            而众多的问题中,库房和存货众多成为众多问题的症结。异地仓库想追求零库存,但是多个仓库分布在多个国家和地区,非常分散,国内1个周转仓库,国外1个或多个物资配送仓库,部分项目是直接配送到客户现场仓库。而且存货品种多,国内外叫法不一,很多产品规格相似,时有发错货的现象发生,无法判断某种存货的准确库存和采购量。国内和海外各有一家公司,无形中造成了企业内部审批易受时间地点限制。由于领导国内外两地飞,无法及时掌握采购、库存等信息,审批时间长。不仅如此,异地还造成了货运跟踪困难。集装箱和货运单号是货物到达港口装箱后进行纸质传递,业务员往往对物流跟踪困难,无法及时了解装单号和货运物流号,经常造成货物漏发、错货等问题,严重影响企业信誉。
                                   升级管理手段,建立与中启天恒发展相匹配的财务管理,已势在必行。4月,畅捷通合作伙伴,同样也是畅捷服务联盟5S成员的北京中达天创信息技术有限公司(以下简称:中达天创)进行实施部署,畅捷通T+云时代企业运营平台在中启天恒运转起来了。龚总这样评价道T+云时代企业运营平台项目实施,“现在,企业的所有经营情况都在畅捷通T+云时代企业运营平台内体现,不但帮助我们提高了发货准确率、统计速度、及时性,而且提高了员工的执行力,串联企业员工每个环节。”
                             
                            抓重点问题通力击破
                             
                                   信息化作为一种有效的管理手段,在企业早已不是什么新鲜事,关键是如何充分利用技术工具,真正为管理服务,让人从繁杂无效的劳动中解放出来。这是企业深化信息化管理改革必然要回答的问题。
                                   在项目实施初期,中启天恒向中达天创畅捷通T+实施人员提出他们所关心的问题及疑虑:涉及实施目标的确定,实施的范围与策略的划分,实施效益的衡量等等。实施中会有哪些风险,如何进行有效防范,实施过程会不会对业务造成冲击,这些问题也被一一列在了清单上。总之,要保证公司的需求得到充分考虑。
                                   于是,中达天创畅捷通T+实施团队在项目启动阶段,紧紧抓住中启天恒最关心的掌握准确库存、海外对账和销售分析、销售订单可跟踪、领导实时查看运营情况四大切实需求,为中启天恒一一制定了解决方案。可贵的是,在系统化切换阶段就把数据提前做好备份,使用已有的数据,小范围地进行测试,测试权限、流程的设置,以保证数据、权限、参数的准确性。
                                   中达天创畅捷通T+实施人员深知,项目的实际操作者是中启天恒的员工,做为实施者的一项重要工作是“教学生“布置与检查作业,通过培训及上机演练,检查流程是否通畅,基础档案信息是否正确,与此同时,老板的工作是监督“学生”完成作业,作好工作。只有把这些“学生”教好,项目实施才能真正完成。
                            随着畅捷通T+云时代企业运营平台的逐步上线,中启天恒迎来了一场翻天覆地的变化。
                             
                            从碎片化到一体化
                             
                                  通过畅捷通T+云时代企业运营平台,让企业业务流程得到统一规范,带来的直接效应是消除了管理上的“碎片”现象。面对同一类业务,可供不同部门、不同人员选择的,只有一种流程、一个模子。
                                   面对库房分散、掌握库存情况难度大的头疼事,如今在中启天恒,包括公司库房的备货库存有多少,采购后直接运到港口的有多少货,已抵达国外的配送仓库有多少货,都可以在国内办公室直接查询。畅捷通T+实施团队提出的解决办法是,通过B/S架构数据平台,把公司库和直接运到各个港口的货数量,以及所有库存集中到一个平台上,让老板一目了然就可以看到和查询库房的分布和状态。
                                  同时,由于客户公司存货品种多,很多产品规格相似,又受国外与国内对物品称呼习惯的影响,发错货的现象时有发生,这就无法判断某种存货的准确库存和采购量。对此,实施团队通过T+系统建立了标准的存货档案。一个商品对应一个编码并且支持一个编码下定义别名。采购时所有单据从与国外合同的销售订单直接生成采购单,库房根据销售出库单为备货办理出库,以避免错货,目前正确率达到了99%。
                                  在大数据时代,财务原来手工账下很难计算出的数据报告在T+云时代企业运营平台上也得到迎刃而解。
                                  比如,实施团队通过将中启天恒目前多个海外客户项目进行分类,针对每一个客户都有对应的业务部门和业务员负责,这样就可以按级别、按客户明细、按业务员查看客户的销售和回款情况。业务员针对每个项目的销售业绩和回款,一张报表就能显示出来,只需要乘以相对应的提成比率,销售提成就能轻松计算出来。
                                  又如,由于客户货物采购后有一部分直接运到港口装集装箱。手工时,集装箱和货运单号在装箱后由港口货运人员纸质传递,业务员对物流跟踪比较难,无法及时了解装单号和货运物流号。畅捷通T+实施团队通过T+软件库存管理模块,出库单上的信息可以根据公司需要自定义,这样可以把货运单号和集装箱号在库存单上填上,业务员在办公室就可以及时看到,进行物流跟踪。
                                   也许不会有人想到,现在中启天恒领导不管身处何地,都可通过移动终端及时掌握采购、库存等信息。通过畅捷通T+移动应用,只要打开手机就可以随时查看到国内外所有公司运营情况和收款情况、业务员采购执行情况,并且实现了掌上审批,随时审批采购订单、销售订单、进货单、销货单、收款单和付款单等单据。
                                   中启天恒的龚总在回顾项目实施时这样描述说:“这次与畅捷通的合作所取得的成绩不单是在T+云时代企业运营平台上,伴随实施过程演进,企业内部也加深了对流程的认识程度,使业务流程的参与者了解每一个环节的目的和价值,同时帮助中启天恒带出了一支队伍,这支队伍既了解畅捷通T+云时代企业运营平台知识,又掌握项目管理与实施的方法。”

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